Fragen und Antworten

Ein Kennwort kann man vergessen, aufschreiben oder an anderer Stelle wiederverwenden – das ist das häufigste Einfallstor. Der Link aus der Mail gilt nur für Sie, nur 15 Minuten und nur einmal. Danach bleiben Sie angemeldet – Sie brauchen ihn also nicht jeden Tag, sondern einmal je Gerät.

• Die Mail kommt von noreply@baudiktat.de. Bitte im Spam-Ordner nachsehen.
• In Firmen landet sie manchmal in der Quarantäne des Mailfilters. Ihre IT kann den Absender freigeben.
• Ist die Adresse richtig geschrieben? Gibt es zu einer Adresse kein Konto, schicken wir einen Hinweis statt eines Links.
• Ein neuer Link macht den vorigen nicht ungültig – Sie können ruhig noch einmal anfordern.

Kommt gar nichts an, schreiben Sie uns an support@baudiktat.de.

Ein Anmelde-Link gilt 15 Minuten und nur einmal. Fordern Sie einfach einen neuen an.

Gut zu wissen: Nach dem Klick auf den Link sehen Sie erst eine Seite mit dem Knopf „Jetzt anmelden“. Erst dieser Knopf meldet an. So können die Virenscanner mancher Firmen-Postfächer, die jeden Link vorab aufrufen, Ihren Link nicht verbrauchen.

Auf demselben Gerät und im selben Browser bleiben Sie angemeldet, solange Sie BauDiktat mindestens einmal in 30 Tagen benutzen – jede Nutzung verlängert die Anmeldung von selbst. Das gilt für baudiktat.de mit und ohne „www“. Fenster schließen, Gerät neu starten oder unsere Updates ändern daran nichts.

Ja, einmal je Gerät und je Browser – die Anmeldung merkt sich der Browser, nicht das Konto. Fürs Telefon brauchen Sie dafür keine Mail: am PC „Telefon verbinden“, QR-Code scannen, fertig.

Ja, wenn Ihr Telefon schon angemeldet ist: in der App auf dem Telefon ⚙ Einstellungen → „Am PC anmelden“. Am PC auf der Anmeldeseite „Mit Code vom Telefon anmelden“ wählen und den 6-stelligen Code eingeben.

Meist steckt einer dieser Gründe dahinter:

• Ein anderer Browser (z. B. Chrome statt Edge) oder ein privates Fenster – jeder Browser hat seine eigene Anmeldung.
• Die Browserdaten wurden gelöscht, auch automatisch beim Beenden, wenn das im Browser eingestellt ist.
• BauDiktat wurde länger als 30 Tage nicht benutzt.
• Das Gerät wurde in der Geräteliste abgemeldet.

Trifft nichts davon zu, schreiben Sie uns kurz, auf welcher Adresse und mit welchem Gerät es passiert ist.

Am PC auf der Übersicht „… Telefone verbunden · verwalten“ aufklappen und beim alten Telefon „Abmelden“ wählen. Das wirkt sofort. Was auf dem Telefon noch nicht gesendet war, bleibt dort gespeichert und geht erst wieder raus, wenn sich das Telefon neu anmeldet.

Übersicht → Team → Adresse eintragen → „Einladen“. Die Einladung gilt 7 Tage. Einladen und sperren können Administratoren des Büros. Was das kostet, steht unter „Wer zählt als Nutzer?“.

Ja, per Mail mit einem Knopf direkt in den Korrekturplatz. Auf der Übersicht unten stellen Sie unter „📬 Mail bei Eingang“ ein, wofür: für meine Protokolle (Vorgabe), für alle Protokolle des Büros – etwa fürs Sekretariat, das selbst nicht aufnimmt – oder aus. Administratoren können das unter Team auch für andere einstellen.

1. Am PC bei BauDiktat anmelden. Auf der Übersicht „Telefon verbinden“ wählen.
2. Den QR-Code mit der Kamera des Telefons scannen.
3. Android: BauDiktat öffnet sich angemeldet. Über das Browser-Menü „Zum Startbildschirm hinzufügen“ liegt es danach wie eine App auf dem Telefon.
   iPhone/iPad: Das Telefon zeigt, wie BauDiktat auf den Home-Bildschirm kommt, siehe nächste Frage.

Kein QR-Scanner zur Hand? Unter dem QR-Code steht ein 6-stelliger Code, den Sie in der App unter „Code vom PC eingeben“ eintippen. Das geht auch, um eine installierte App am PC anzumelden.

Wichtig: Das Telefon wird als die Person angemeldet, für die der QR-Code gilt – über dem Code steht, für wen. Wer diktiert, braucht darum einen eigenen Zugang (siehe nächste Frage).

Ja. Zuerst unter Team jede Person einladen, die diktiert. Dann auf der Übersicht bei „Für wen ist das Telefon?“ die Person wählen, „Telefon verbinden“ klicken und den QR-Code mit ihrem Telefon scannen. Das Telefon ist dann unter ihrem Namen angemeldet, die Einladung gilt damit als angenommen. Die Auswahl sehen Administratoren.

Ohne Sekretariat geht es auch: Die Einladungsmail auf dem Telefon öffnen und „Einladung annehmen“ tippen – oder am eigenen PC anmelden und dort „Telefon verbinden“ wählen.

1. In Safari unten in der Adressleiste links auf das Menü ☰ tippen (drei Striche vor der Adresse). Steht unten stattdessen gleich das Teilen-Symbol (Quadrat mit Pfeil nach oben), direkt das antippen.
2. „Teilen“ wählen.
3. Im Fenster nach unten wischen bis „Zum Home-Bildschirm“ (sonst erst „Mehr“), dann „Hinzufügen“. „Als Web-App öffnen“ eingeschaltet lassen.
4. BauDiktat auf dem Home-Bildschirm öffnen, „Code vom PC eingeben“ wählen und den Code vom PC eintippen.

Warum der Umweg? Auf dem iPhone hat die App auf dem Home-Bildschirm einen eigenen Speicher und übernimmt die Anmeldung aus Safari nicht.

Nein. BauDiktat läuft im Browser des Telefons. Auf den Start- bzw. Home-Bildschirm gelegt, sieht es aus und startet wie eine App. Updates kommen von selbst, Sie müssen nichts installieren oder freigeben lassen.

Aktuelle Android-Telefone mit Chrome sowie iPhone und iPad mit Safari. Mikrofon und Kamera genügen, besonderes Zubehör brauchen Sie nicht. Am PC können Sie ebenfalls im Browser aufnehmen (Übersicht → „Aufnahme hier im Browser öffnen“).

Beim ersten Aufnehmen fragt der Browser, ob BauDiktat das Mikrofon (und für Fotos die Kamera) benutzen darf – bitte „Erlauben“. Wurde versehentlich abgelehnt:

• Android (Chrome): links neben der Adresse auf das Symbol tippen → Berechtigungen → Mikrofon bzw. Kamera zulassen. Bei der App auf dem Startbildschirm: lange auf das Symbol drücken → App-Info → Berechtigungen.
• iPhone/iPad: Einstellungen → Apps → Safari → Mikrofon bzw. Kamera auf „Fragen“ oder „Erlauben“.

Danach BauDiktat einmal schließen und neu öffnen.

Nur den Hinweis antippen, wenn es Ihnen passt. BauDiktat lädt nie von selbst neu, und während einer Aufnahme wartet der Hinweis, bis Sie fertig sind. Ihre Aufnahmen bleiben dabei auf dem Telefon gespeichert.

BauDiktat arbeitet auf einem Gerät immer nur in einem Fenster, damit sich zwei Fenster nicht gegenseitig überschreiben – etwa ein Browser-Tab neben der installierten App. Tippen Sie auf „Hier weiterarbeiten“: Das andere Fenster sichert seinen Stand und hält an, es geht nichts verloren. Überzählige Tabs können Sie danach schließen.

1. „＋ Neues Protokoll“ antippen.
2. Einen Abschnitt beginnen und „Aufnehmen“: sprechen, was Sie sehen. Mit „Pause“ und „Weiter aufnehmen“ unterbrechen Sie, so oft Sie wollen. Fotos gehören gleich zum Abschnitt.
3. „✓ Abschnitt speichern“, dann der nächste Abschnitt – etwa je Raum oder je Mangel.
4. Am Ende das Protokoll beenden: Es geht von selbst ins Büro, sobald wieder Empfang da ist.

Im Film „Ein Protokoll aufnehmen“ sehen Sie es in gut einer Minute.

Sie arbeiten ganz normal weiter. Ton, Text und Fotos werden auf dem Telefon gespeichert und gehen von selbst ins Büro, sobald wieder Empfang da ist. Solange noch etwas auf dem Telefon wartet, zeigt BauDiktat das an. Bitte in dieser Zeit die Browserdaten nicht löschen und das Telefon nicht zurücksetzen.

Was bis dahin aufgenommen ist, ist gesichert. Ein Anruf oder die Kamera einer anderen App nehmen BauDiktat aber das Mikrofon weg; BauDiktat meldet dann „Das Gerät hat die Aufnahme unterbrochen“, und Sie setzen die Aufnahme danach einfach fort bzw. beginnen den Abschnitt neu.

Während der Aufnahme hält BauDiktat den Bildschirm an, soweit das Telefon es zulässt. Schalten Sie ihn bitte nicht selbst aus: Viele Telefone stoppen bei dunklem Bildschirm nach wenigen Sekunden das Mikrofon.

Oben auf „🗓 Protokolle“ tippen. Unter „Heute“ liegt, was Sie gerade bearbeiten, unter „Versandt“ alles, was schon im Büro angekommen ist. Wird im Büro vorbereitet, gibt es zusätzlich „Vorbereitet“. Mit der Lupe suchen Sie nach Name oder Straße.

Steht ein Protokoll unter „Versandt“, ist es vollständig im Büro – mit Ton, Text und Fotos. Wartet noch etwas auf dem Telefon, zeigt BauDiktat das in der Liste an, und es geht bei der nächsten Gelegenheit von selbst raus.

Ja. In den Einstellungen der App „📤 Senden bestimme ich selbst“ einschalten. Ein beendetes Protokoll bleibt dann unter „🗓 Protokolle“, lässt sich noch einmal öffnen und geht erst mit „Senden“ raus. Von Haus aus ist das aus: Ein beendetes Protokoll geht gleich ins Büro – sicher ist sicher.

• Ganz normal, in ganzen Sätzen. Punkt und Komma setzt die Erkennung selbst, Sie müssen sie nicht ansagen.
• Das Telefon etwa eine Handbreit vor den Mund halten, bei Lärm etwas näher.
• Kurz Luft holen statt „äh“ – Pausen schaden nicht.
• Namen und Fachbegriffe, die falsch ankommen, einmal im Büro als Fachbegriff merken. Danach kennt BauDiktat sie.

Sprache braucht wenig. Fotos gehen in Originalgröße ins Büro, damit sie im Bericht scharf sind – je nach Telefon einige Megabyte pro Bild. Bei vielen Fotos lohnt sich WLAN. Gesendet wird ohnehin erst, wenn eine Verbindung da ist.

Die Spracherkennung beginnt, sobald das Protokoll im Büro ankommt. Meist liegt der Text nach wenigen Minuten bereit, sauber geschrieben und mit Satzzeichen; bei langen Diktaten dauert es etwas länger. Öffnen Sie das Protokoll am Korrekturplatz – der Text ist dann schon da.

Am Korrekturplatz das Protokoll öffnen. Ein Klick auf ein Wort setzt den Abspielpunkt genau dorthin; mit dem Abspielpfeil am Abschnitt (oder einem Fußschalter) hören Sie die Stelle an. Den Text ändern Sie direkt im Feld, den Abspielpunkt können Sie auch mit der Maus ziehen. Im Film „Am Korrekturplatz“ sehen Sie es in einer Minute.

Ja. Unter jedem Abschnitt am Korrekturplatz steht „🎙 Nachdiktieren“. Klicken Sie zuerst an die Stelle im Text, an die der neue Satz soll, dann auf den Knopf und sprechen Sie; ein zweiter Klick beendet die Aufnahme. Der erkannte Text erscheint an der Cursorstelle (ohne Cursor am Ende des Abschnitts). Mit einem Philips SpeechMike geht es auch über die Aufnahmetaste. Beim ersten Mal fragt der Browser, ob er das Mikrofon benutzen darf.

Bei diesen Wörtern war sich die Spracherkennung unsicher. Dort lohnt es sich, genau hinzuhören: mit der Maus über das Wort fahren zeigt, wie sicher sie war, ein Klick setzt den Abspielpunkt genau dorthin. Alles andere können Sie zügiger lesen. Sobald Sie den Text eines Abschnitts ändern, verschwinden die Markierungen dort.

Am Korrekturplatz das Wort markieren und „📗 Als Fachbegriff merken“ wählen – oder das falsch erkannte Wort korrigieren und „Merken“ antippen. Die ganze Liste mit Begriffen, Namen und automatischen Korrekturen öffnet der Knopf 📗 oben im Korrekturplatz – dort lassen sich auch neue Einträge hinzufügen. Ändern und löschen geht unter Einstellungen → Fachbegriffe. Die Liste gilt für alle künftigen Diktate Ihres Büros.

Am Korrekturplatz „📄 Bericht erzeugen ▾“ → Word oder PDF. Der Bericht wird heruntergeladen, mit Text, Fotos und Ihrem Briefkopf. Das PDF dauert etwa eine Minute. Word nehmen Sie, wenn Sie danach noch etwas ändern möchten.

Unter jedem Abschnitt steht eine sprachlich überarbeitete Fassung: ohne „äh“, Wiederholungen und Umgangssprache, in sachlichen Sätzen. Neu formulierte Stellen sind grün markiert, „Änderungen“ zeigt auch das Gestrichene. Mit „übernehmen“ steht sie im Text – der diktierte Text bleibt erhalten, der Knopf „Original“ im Textfeld holt ihn jederzeit zurück. Sind mehrere Vorschläge offen, übernimmt „Alle übernehmen“ oben über den Abschnitten alle auf einmal. „↻ Neu“ holt einen frischen Vorschlag – etwa nachdem Sie im Text weitergeschrieben oder nachdiktiert haben. Die Vorschläge entstehen schon, wenn das Protokoll im Büro ankommt – beim Öffnen sind sie meist schon da. Zahlen, Maße und Bezeichnungen übernimmt die KI unverändert; ein Vorschlag mit veränderter oder neuer Zahl wird gar nicht erst angezeigt. Stehen beim Erstellen des Berichts noch Platzhalter wie „[Frist]“ im Text, fragt BauDiktat nach und springt auf Wunsch zur Stelle. Die Überarbeitung läuft bei Microsoft in der EU, Ihre Texte werden nicht zum Training verwendet.

Ja, für das ganze Büro: an der KI-Box „⚙ Stil“ oder unter Einstellungen → KI-Vorschlag. Wählen Sie Satzform (unpersönlich, Wir- oder Ich-Form), Zeit, Länge, Aufzählung und Sprache (Fachsprache oder für Laien verständlich). Dazu kommen eigene Einträge, etwa „Mängel immer mit Frist formulieren“ oder „Wenn ich ‚Hinweis‘ sage → als Empfehlung formulieren“; jeder lässt sich einzeln an- und ausschalten. Mit „Vorschau“ probieren Sie alles sofort an einem Abschnitt aus, bevor Sie speichern. Fehlt für eine Regel eine Angabe, setzt die KI einen gelb markierten Platzhalter wie „[Frist]“ – nie eine erfundene Zahl. Speichern dürfen Administratoren des Büros.

Ja. Am Korrekturplatz „📄 Bericht erzeugen ▾“ → „✉️ Per E-Mail senden…“. Empfänger eintragen – Adressen aus den Beteiligten des Protokolls schlägt BauDiktat vor –, Betreff und Nachricht anpassen, fertig. Der Bericht geht als PDF, auf Wunsch zusätzlich als Word. Mit „Kopie an mich“ bekommen Sie selbst eine Kopie. Die Mail trägt den Namen Ihres Büros, und Antworten gehen direkt an Sie. Am Protokoll steht danach, wann es an wen ging.

Übersicht → Büro-Daten → „Logo hochladen“. Die mitgelieferte Berichtsvorlage setzt es in den Briefkopf, zusammen mit Name, Anschrift und Kontakt aus den Büro-Daten.

Ja. BauDiktat füllt Ihre Word-Vorlage mit Text, Fotos und Projektdaten. Ablegen können Sie sie unter Einstellungen. Bis 31.03.2027 richten wir Ihre Vorlage kostenlos ein – schicken Sie sie uns einfach an support@baudiktat.de.

Nein. Sie können jederzeit spontan ein neues Protokoll starten. Wer mag, trägt im Büro vorab Anschrift, Termin, Beteiligte und Abschnitte ein; am Telefon liegt es dann unter „Vorbereitet“. Siehe Film „Vorbereiten, wenn Sie mögen“.

Nein. Beim Vorbereiten oben „↻ Wie ein früheres Protokoll“ wählen: Bezeichnung, Anschrift, Beteiligte, Art und die Abschnitte von damals werden übernommen – Sie tragen nur noch den Termin ein. Noch schneller geht es am Korrekturplatz im Menü „⋯“ mit „↻ Als neues Protokoll wiederholen“. Das neue Protokoll beginnt leer, mit denselben Abschnittsüberschriften; Texte und Fotos von damals bleiben im alten Protokoll.

Ja. Unter Einstellungen wählt die Administration Ihres Büros zwischen „Protokoll“ und „Begehung“ (mit der Büro-PIN). BauDiktat verwendet das Wort dann überall – am Telefon, im Büro und in den Mails.

Sie schützt die Einstellungen und die Geräteverwaltung Ihres Büros zusätzlich zur Anmeldung. So kann nicht jeder, der gerade am Büro-PC sitzt, Vorlagen oder Geräte ändern.

Der Test dauert 30 Tage, ist kostenlos und braucht keine Zahlungsdaten. Er endet von selbst, Sie müssen nichts kündigen. Danach können Sie Ihre Protokolle weiter ansehen und Berichte herunterladen; neue Aufnahmen gehen erst nach der Buchung ins Büro und warten bis dahin auf dem Telefon. Bucht ein Büro nicht, löschen wir seine Daten nach 90 Tagen und erinnern vorher per Mail.

Basis: 49 € je Nutzer und Monat, bei jährlicher Zahlung 39 €. Einführungspreis: Wer bis 31.03.2027 startet, zahlt im ersten Jahr 29 € je Nutzer und Monat. Alle Preise zzgl. MwSt. Expert gibt es auf Anfrage, mit Einrichtung Ihrer Vorlagen. Details auf der Startseite unter „Editionen“.

Wer vor Ort aufnimmt. Reine Büro-Zugänge – etwa fürs Sekretariat am Korrekturplatz – kosten nichts extra.

Schreiben Sie uns an support@baudiktat.de. Ihr Büro arbeitet danach einfach weiter – alle Protokolle, Fachbegriffe und Einstellungen bleiben, wie sie sind.

Monatliche Verträge jederzeit zum Monatsende, jährliche zum Ende des Vertragsjahres. Eine E-Mail genügt. Nach dem Vertragsende können Sie Ihre Daten noch 30 Tage herunterladen; spätestens nach 90 Tagen sind sie gelöscht.

Ja, jederzeit. Beide Editionen laufen auf demselben System; Ihre Protokolle und Einstellungen bleiben. Sprechen Sie uns einfach an.

In Rechenzentren von Microsoft Azure in Westeuropa (Niederlande). Die Spracherkennung läuft ebenfalls bei Microsoft in der EU (Niederlande und Irland). Mails wie den Anmelde-Link versenden wir über Brevo in Frankreich. Übertragen wird nur verschlüsselt, gespeichert ebenfalls verschlüsselt. Alle Dienstleister stehen in unserem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Ihr Büro. Die Spracherkennung arbeitet maschinell, dabei hört kein Mensch mit. Ihre Daten sind strikt von denen anderer Kunden getrennt. Bei uns hat nur der Inhaber technischen Zugriff auf die Systeme.

Nein. Ihre Daten werden nur für Ihr Büro verwendet – etwa um Ihnen Ihre eigenen Formulierungen und Fachbegriffe vorzuschlagen. Sie werden weder anderen Kunden zugänglich gemacht noch zum Training allgemeiner KI-Modelle genutzt.

Ja. Wir sichern jede Nacht und bewahren die Sicherungen 30 Tage auf. Nach einem Ausfall ist die Wiederherstellung in der Regel innerhalb eines Werktags möglich. Und auf dem Telefon bleibt jede Aufnahme gespeichert, bis sie vollständig im Büro angekommen ist.

Ja, als Zusatzoption für beide Editionen: Betrieb auf Ihrem eigenen Server mit nächtlicher Sicherung, und auf Wunsch die Spracherkennung auf Ihrem eigenen KI-Rechner. Fragen Sie uns gern an.

Ja, er gehört zu unseren Bedingungen und gilt mit dem Vertrag. Sie können ihn vorab lesen: Vertrag zur Auftragsverarbeitung · AGB · Datenschutz.

Schreiben Sie an support@baudiktat.de – am besten mit Uhrzeit, Gerät (z. B. „Samsung, Chrome“ oder „iPhone, App auf dem Home-Bildschirm“) und einem Bildschirmfoto. Dann können wir gezielt nachsehen.

Dann fragen Sie uns: support@baudiktat.de. Was mehrere wissen möchten, nehmen wir hier auf.